Trudne rozmowy z pracownikiem? – 6 kroków do zmiany

---

Rozmowy pracodawców oraz pracowników bywają trudne z różnych powodów. Źródłem może być sam szef, który chce uniknąć otwartej rozmowy ze swym podwładnym z obawy przed utratą autorytetu lub przed emocjonalnym przyjęciem przez pracownika informacji zwrotnej. Może też czuć wysoki poziom frustracji z powodu źle wykonanego zadania. Skupiając się wyłącznie na negatywnej ocenie sytuacji, nie tworzy warunków do rozmowy o rozwoju pracownika a doprowadza do zwiększenia napięcia. Pracownik również może przyczynić się do eskalacji emocji. Przykładowo może wnosić do rozmowy osobiste problemy, pochodzące z domu rodzinnego, napiętej atmosfery w firmie, natłoku pracy lub słabej relacji ze współpracownikami. Osobiste trudności mogą tworzyć tło dla konkretnego problemu, o którym chce rozmawiać przełożony. Pracownik może bać się mówić o nich nie chcąc ukazywać swych słabych stron lub niepokoju spowodowanego ewentualną negatywną oceną. Według domysłów pracownika, dodatkowe informacje o własnych słabościach mogą wpłynąć na degradację ze stanowiska czy utratę statusu „gwiazdy”. Niezależnie od tego, jakie jest źródło trudności, brak bezpośredniej i szczerej rozmowy utrudnia przejrzystą komunikację podczas kontaktu z szefem.

Jak się, zatem przygotować do takiej rozmowy, by czuć się dobrze mimo jej trudnego charakteru?

1. Pierwszym aspektem niesamowicie istotnym jest ODPOWIEDNIE PRZYGOTOWANIE. Zacznij od zgromadzenia różnego rodzaju faktów oraz informacji na temat sytuacji i postawy pracownika – posłużą Ci do przekazania pełniejszej informacji zwrotnej. Nie dają też przestrzeni do swobodnych i niejednokrotnie błędnych interpretacji.

2. Warto przed spotkaniem zadać sobie kilka pytań, aby pomóc sobie w jego przeprowadzeniu:

• Co ma być efektem rozmowy?

Najważniejsze jest, aby uświadomić sobie, po co chcemy z pracownikiem rozmawiać oraz co mają dać wskazówki zawarte w informacji zwrotnej. Intencją jej udzielania zawsze powinien być rozwój pracownika. Jeśli jest inaczej, np. masz ochotę odreagować złość lub przyłapać pracownika na błędzie rozmowa nie powinna mieć miejsca. Gdy negatywne emocje wezmą górę, żadna ze stron nie skorzysta ze spotkania.

• Czego pracownik może potrzebować?

Co wstępnie możesz mu zaproponować? Kiedy podczas rozmowy łagodnie spytasz pracownika, jakiej pomocy oczekuje, pokażesz pozytywne intencje i wsparcie, tym samym zachęcisz go do dalszej pracy nad sobą i zbudujesz zaufanie.

• Jakie może mieć trudności?

Im lepiej zrozumiesz jego kłopot (niska motywacja, brak lub niepełne kompetencje) tym trafniej będziesz mógł mu pomóc.

3. Gdy zaprosisz pracownika do rozmowy, warto dopilnować, aby atmosfera była pozytywna. Uśmiech, miły gest, zaproszenie do zajęcia odpowiedniego miejsca pomagają rozładować wstępne napięcie lub niepokój pracownika.

4. W trakcie rozmowy, bardzo istotnym elementem jest stworzenie atmosfery zaufania oraz otwartości.

Pracownik będzie miał wówczas pewność co do intencji. Nie będzie obawiał się poinformować Cię, co wydarzyło się w zaistniałej sytuacji mającej negatywny skutek lub czego w danym momencie potrzebuje. Budując przyjazną atmosferę wystarczy przejawiać szczere i życzliwe nastawienie. Możesz spytać np. jak minął dzień, w jaki sposób pracownik dotarł na spotkanie z Tobą, czy miał trudności z parkingiem etc. Naturalny „small talk” otwiera wiele możliwości rozmowy oraz nadaje jej luźniejszy charakter.

Po chwili swobodnej rozmowy warto spytać o samoocenę pracownika. Warto również spytać, czego potrzebuje w danej sytuacji, jakie widzi rozwiązania, jak postrzega tę sytuację oraz co mógłby/aby zrobić inaczej, aby wydarzenia tego typu w przyszłości się nie powtarzały.

Kiedy pracownik będzie miał z czymś problem warto poprzez pytania pogłębiające lub przez sugestię ewentualnych rozwiązań zachęcić do kreowania nowych pomysłów. Najważniejsze jest, aby dokładnie słuchać swojego pracownika, dokładnie namierzać, gdzie tkwi problem i odpowiadać na jego aktualne potrzeby. Nie sztuką jest skrytykować pracownika i wypomnieć mu błędy. Sztuką jest w taki sposób go poprowadzić, aby w przyszłości potrafił sam poradzić sobie pomyślnie z przydarzającymi się trudnościami. Aby bez konsultacji z Tobą był/a w stanie uświadomić sobie, dlaczego dane postępowanie nie powinno mieć miejsca lub co może zrobić inaczej, by temu zapobiec.

6. Na koniec zadaj pytania, co w związku z tym będzie robił dalej oraz na co konkretnie się umawiacie. Ważne jest, aby to on podsumował/a rozmowę. Dzięki temu będziesz miał pewność, że wszystkie informacje rzeczywiście do niego/niej dotarły, a jednocześnie będziecie mieli możliwość doprecyzowania tego, co jeszcze nie jest do końca jasne.

7. Bardzo istotne jest zachowanie pozytywnego nastawienia do Twojego pracownika. Pracownik musi czuć, że Twoją intencją jest pomoc. Inaczej będzie postrzegał Waszą rozmowę, jako moment obrony, lub usprawiedliwiania się przed Tobą w sytuacji potknięcia lub gorszego momentu kariery.

Gdy zachowamy pozytywne nastawienie oraz chęć pomocy, rozmowa powinna potoczyć się o wiele łatwiej. Trudności mogą stać się pretekstem do wspólnego przyjrzenia się sytuacji, kompetencjom i motywacji pracownika. Mogą też dać szansę doprecyzować cele. Słuchanie potrzeb i reagowanie na nie, daje szansę na redukcję napięcia własnego i drugiej strony. Natomiast brak zaspokojenia potrzeb rodzi opór i w konsekwencji napięcie. Wybór należy do nas.